Privacy verklaring RS vision Expo Bv/Koelnmesse

RS Vision Expo BV is de vertegenwoordiging van de Koelnmesse GmbH in Nederland.
Koelmesse GmbH organiseert beurzen, waaraan exposanten deelnemen, bezoekers, pers,
brancheverenigingen en andere belanghebbenden ontvangen worden.

De gegevens (persoon/bedrijf) worden door de Koelnmesse GmbH verzameld en verwerkt (o.a. door
bemiddeling van RS Vision Expo BV). Koelnmesse GmbH is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke
en heeft haar eigen privacy statement opgesteld op basis waarvan de persoonsgegevens worden
verwerkt.

RS Vision Expo BV onderhoudt namens Koelnmesse GmbH de contacten met Nederlandse
exposanten, pers, eventuele bezoekers, brancheverenigingen en andere belanghebbenden. Hiervoor
gebruikt zij persoonsgegevens, die door Koelnmesse GmbH worden verwerkt. RS Vision Expo BV
verwerkt ten behoeve van Koelnmesse GmbH persoonsgegevens. RS Vision Expo BV zal met
Koelnmesse GmbH een verwerkersovereenkomst sluiten.

Ondanks het feit dat RS Vision Expo BV slechts verwerker is ten behoeve van Koelnmesse GmbH
heeft RS Vision Expo BV haar eigen Privacybeleid opgesteld. Dit privacybeleid is van toepassing op
alle persoonsgegevens die RS Vision Expo BV verwerkt van de klanten, bezoekers en andere
geïnteresseerden in de beurzen van Koelnmesse.

Het Privacybeleid bestaat uit de volgende hoofdstukken:

1. Verantwoordelijke
2. Welke persoons- en bedrijfsgegevens verzamelt RS Vision Expo BV, voor welk doel en
   gedurende welke periode
   - persoonsgegevens van personen die betrokken zijn bij de organisatie van hun deelname
   aan een van de beurzen door Koelnmesse georganiseerd.
   - Persoonsgegevens van bezoekers die zich melden voor een bezoek aan de beurs en
   daarvoor een toegangsbewijs willen kopen of inwisselen.
   - Ander betrokkenen zoals bijv. pers, brancheverenigingen.
3. Beveiligingsmaatregelen
4. Website van RS Vision Expo BV.
5. Bezoekersgedrag van bezoekers aan de website
6. Inzagerecht, verwijdering, vragen en klachten’
7. Wijziging van het Privacybeleid

RS Vision Expo Expo BV adviseert u om het Privacybeleid goed door te lezen.

1: VERANTWOORDELIJKE

Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoons- en bedrijfsgegevens is:
Koelnmesse GmbH
Messeplatz 1
50679 Köln
Deutschland
Telefon +49 221 821-3351
www.koelnmesse.de
Als vertegenwoordiger van Koelnmesse GmbH in Nederland worden de privacygegevens gebruikt
door:
RS Vision Expo BV
Panoven 13
3401 RA IJSSELSTEIN
Tel. 030 3036450
info@koelnmesse.nl

RS Vision Expo BV is derhalve verwerker als bedoeld in de AVG.

2: PERSOONSGEGEVENS

DEELNEMERS AAN BEURZEN
RS Vision Expo BV verwerkt namens Koelnmesse GmbH de volgende persoonsgegevens:
- bedrijfsnaam
- voor- en achternaam contactpersoon binnen het bedrijf
- telefoonnummer van de contactpersoon
- (zakelijk) e-mail adres contactpersoon

DOEL VAN DE VERWERKING:
- contact houden betreffende deelname aan de beurzen van Koelnmesse GmbH, per telefoon
en/of e-mail;
- verstrekken van informatie betreffende de beurzen van Koelnmesse GmbH in de vorm van e-mail,
newsletters, uitnodigingen voor presentaties en seminars in het kader van de beurzen.
- inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord) voor gebruik van het KSP (Koelnmesse Service
Portaal)

VERWERKINGSGRONDSLAG:
RS Vision Expo BV verwerkt namens Koelnmesse GmbH de persoonsgegevens uitsluitend op basis
van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 AVG:
- uitvoeren van een overeenkomst (dan wel deze overeenkomst voorbereiden);
- voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- omdat RS Vision Expo BV en/of Koelnmesse GmbH een gerechtvaardigd belang heeft dat zwaarder
weegt dan het belang van de betrokkene;
- omdat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking.

PERIODE:
RS Vision Expo BV en Koelnmesse GmbH verwerken en bewaren de bedrijfs- en persoonsgegevens
tot 7 jaar na de laatste beurs waaraan is deelgenomen.
RS Vision Expo BV verwerkt en bewaart de persoonsgegevens van de contactpersoon voor de periode
dat de persoon namens het bedrijf de contactpersoon is voor de beurzen van Koelnmesse GmbH.
De contactpersoon kan aangeven dat hij/zij niet meer verantwoordelijk is voor de organisatie en
begeleiding van het bedrijf bij deelname aan de beurzen van Koelnmesse GmbH. De gegevens van de
contact persoon zullen tot 7 jaar na de laatste beurs waarin is deelgenomen, wel onderdeel van de
financiële en project administratie blijven uitmaken.

VERSTREKKEN AAN DERDEN
RS Vision Expo BV zal de persoonsgegevens nooit aan derden doorverkopen.

In het kader van de dienstverlening van Koelnmesse GmbH aan uw onderneming is het mogelijk dat
uw persoonsgegevens moeten worden doorgegeven naar landen buiten de EU (bijvoorbeeld in het
kader van de organisatie van internationale beurzen en evenementen). Het kan daarbij voorkomen
dat deze landen niet hetzelfde beschermingsniveau kennen als binnen Europa, waaronder de
Verenigde Staten. Koelnmesse GmbH hoeft toegezegd in dat geval passende waarborgen te treffen.

ANDERE GEINTERESSEERDEN
Indien u via de website of telefonisch contact met RS Vision Expo BV opneemt worden de volgende
gegevens verwerkt:
- voor- en achternaam
- naam bedrijf
- adres bedrijf
- telefoonnummer contactpersoon
- mail adres contactpersoon

DOEL VAN DEZE VERWERKING
- Algemeen contact in het kader van de beurzen
- RS Vision Expo BV gebruikt uw naam, bedrijf en e-mail adres voor het verstrekken van de
door u gevraagde informatie en/of het afhandelen van de door u verkregen informatie/melding.
- Gegevens worden gebruikt om u te informeren over de beurzen van Koelnmesse GmbH.

DOEL VAN DE VERWERKING:
- contact houden betreffende deelname aan de beurzen van Koelnmesse GmbH, per telefoon
en/of e-mail;
- RS Vision Expo BV gebruikt uw naam, bedrijf en e-mail adres voor het verstrekken van de
door u gevraagde informatie en/of het afhandelen van de door u verkregen informatie/melding.
- Gegevens worden gebruikt om u te informeren over de beurzen van Koelnmesse GmbH.

VERWERKINGSGRONDSLAG:
RS Vision Expo BV verwerkt namens Koelnmesse GmbH de persoonsgegevens uitsluitend op basis
van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 AVG:
- uitvoeren van een overeenkomst (dan wel deze overeenkomst voorbereiden);
- voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- omdat RS Vision Expo BV en/of Koelnmesse GmbH een gerechtvaardigd belang heeft dat zwaarder
weegt dan het belang van de betrokkene;
- omdat de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking.

PERIODE:
RS Vision Expo BV en Koelnmesse GmbH verwerken en bewaren de bedrijfs- en persoonsgegevens
tot 2 jaar na het laatste contact.

VERSTREKKEN AAN DERDEN
RS Vision Expo BV zal de persoonsgegevens nooit aan derden doorverkopen.

3: BEVEILIGING
Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft RS Vision Expo BV passende technische en
organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen
ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of
beschadiging.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt RS Vision Expo BV gebruik van het CRM systeem
van Koelnmesse GmbH. Koelnmesse GmbH draagt zorg voor de beveiliging van haar eigen servers en
CRM systeem.

4: WEBSITE
Op de website van RS Vision Expo BV staan een aantal links naar andere websites. RS Vision Expo BV
niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze site met persoonlijke informatie omgaan.

5: BEZOEKERSGEDRAG
Via Google Analytics en onze websiteprovider Q-site worden algemene bezoekgegevens (zonder deze
bezoeker te identificeren) van onze website bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Het doel
hiervan is het optimaliseren van onze website. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer
gerichte gegevens op de site te zetten. Op deze manier kan RS Vision Expo BV haar dienstverlening
aan u verder optimaliseren

6: INZAGERECHT, VERWIJDERING,VRAGEN EN KLACHTEN
Via een e-mail aan info@koelnmesse.nl kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te
zien, te laten wijzigen of te verwijderen. RS Vision Expo BV zal uw verzoek steeds zo snel mogelijk in
behandeling nemen en u zo snel mogelijk informeren over het gevolg dat RS Vision Expo BV aan het
verzoek heeft gegeven. Indien uw verzoek niet wordt ingewilligd zal RS Vision Expo BV dat nader
toelichten.

Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u
eveneens via een e-mail aan info@koelnmesse.nl contact opnemen. RS Vision Expo BV zal het
bezwaar in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond
van een wettelijke verplichting genoodzaakt is de betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien
dat laatste het geval is, zal RS Vision Expo BV u hiervan op de hoogte brengen.

Indien u klachten heeft over de wijze waarop RS Vision Expo BV uw persoonsgegevens verwerkt of
uw verzoeken behandeld, kun u contact opnemen via info@koelnmesse.nl.

Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk gebruik maken van uw recht om een klacht in
te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl)

7: WIJZIGING BELEID
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden via de website en/of per e-mail bekend gemaakt. RS Vision Expo BV adviseert u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.